Proceso Administrativo: Etapas, Actividades, fusiones e importancia.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa.

Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son: ​

·         Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y organización ¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo.

·         Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente.

Actividades y funciones del proceso administrativo

Planeación

Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.

Para ello se siguen algunos pasos como:

· Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).

· Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.

·     Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.

Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.

De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada característica.

Las actividades más importantes de la planeación son:

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2.    Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a  llevar a cabo.

3.    Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.

4.    Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.

5.    Implantar las condiciones de trabajo.

6.    Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.

7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.

8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de 

    desempeño.

9.   Modificar los planes basados en el resultado del control.

Organización

Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios.

La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.

La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

1.    Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.

2.    Subdividir las tareas en unidades operativas.

3.    Escoger una potestad administrativa para cada sector.

4.    Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.

5.    Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.

6.    Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.

7.    Suministrar facilidades personales y otros recursos.

8.    Ajustar la organización basado en los resultados del control.

Dirección

Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

·         La motivación

·         El liderazgo

·         La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son:

1.    Ofrecer motivación al personal.

2.  Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus   funciones.

3.    Considerar las necesidades del trabajador.

4.  Mantener una buena comunicación entre los diferentes 

     sectores laborales.

5.    Permitir la participación en el proceso de decisiones.

6.   Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor

     esfuerzo.

7.  Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual.

8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.

9.    Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.

Control

Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

1.    Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2.    Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.

3. Comparar los resultados obtenidos con los planes  

    establecidos.

4.    Definir e Iniciar acciones correctivas.

5.    Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.

6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.

7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.

8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen

    necesarias.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.

Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.